Aktivitas protokoler

Pernah di artikel lalu membahas mengenai protokoler. Saat ini akan dibahas mengenai aktivitas protokoler.

Aktivitas protokoler terdiri atas 5 hal yaitu :

·         Tata ruang,

·         Tata upacara,

·         Tata Tempat,

·         Tata Busana,

·         Tata Warkat.

  

1 . Tata ruang

     Tata ruang maksudnya adalah pengatur ruang atau tempat yang akan digunakan sebagai tempat aktivitas.  Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas. Dalam pengaturan tata ruang ada yang disebut perangkat keras dan perangkat lunak. Perbedaannya adalah :

·        *     Perangkat keras adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk kegiatan contohnya meja, kursi atau sofa, sound system, dekorasi, karpet, bendera, taman,  dan lain-lain.

·                       *                Perangkat lunak antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.

Yang perlu diperhatikan dalam pengaturan tata ruang adalah :

·         -  Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)

·         -  Papan nama petunjuk yang diperlukan

·         -  Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat

·         -  Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

2. Tata upacara

    Tata upacara adalah tata urutan kegiatan yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu harus diperhatikan:

·         -  Jenis kegiatan

·         -  Bahasa pengantar yang dipergunakan

·         -  Materi aktivitas.

    Dalam tata upacara perlu direncanakan beberapa hal dengan baik agar kegiatan dapat berlangsung dengan lancar :

·         -  Siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara

·         -  Personil penyelenggara dan alat penunjang lain

·         -  Siapa pengisi acara, seperti :

§  Siapa yang memberikan sambutan

§  Jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan.

§  Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi.

    

Untuk kelancaran suatu “upacara” diperlukan seorang “stage manager” yang bertugas menjadi     penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara

 3. Tata Tempat (Preseance)

    Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan.  Maksudnya adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu.  Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari  pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam tata tempat :

·         *   Golongan Very Important Person(VIP), pihak yang didahulukan karena jabarannya atau kedudukannya.

·      *     Golongan Very Important Citizen(VIC), pihak yang didahulukan karena derajatya, misalnya bangsawan dan sebagainnya. 

 4. Tata Busana

        Tata busana ialah pakaian yang harus yang dimaksud ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan.Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.

5 . Tata Warkat

      Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah:

·         * Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan.

        * Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tercapainya tujuan kegiatan sendiri.

·         * Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya.

·         * Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya.

·         * Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan  berlaku untuk beberapa orang.

·         *  Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya.

*   Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.

*   Menentukan batas waktu penerimaan tamu.

·         *  Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz)

·        * Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).