Protokol Bukan Orang Tapi “Sistem” Atau “Aturan”.

Seringkali saya mendapat tugas untuk menjadi protokoler resepsi pernikahan anak pejabat pemerintahan atau pimpinan perusahaan. Mungkin anda akan bertanya Apa peran dan fungsi dari protokoler dalam suatu acara ?

Peran dan fungsi protokoler sebenarnya turut menentukan keberhasilan dari suatu acara atau kegiatan yang dilaksanakan. Keberadaan protokol sangat diperlukan karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang mempengaruhi keberhasilan suatu acara tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, sehingga terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat. Aturan-aturan protokoler ini  menjadi acuan institusi dan berlaku secara universal.

Jadi protokol bukan orang, tapi “sistem” atau “aturan”.  Protokol dalam pengertian “pengatur acara” memiliki tugas menentukan :

- Tata acara (rundown)

- Pembawa acara

- Dokumentasi

- Konsumsi

- Penerimaan tamu

- Pengisi acara

- Perlengkapan

- Keamanan

- Dan hal lain yang menunjang kesuksesan acara

Protokoler ditunjuk untuk keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan.  Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara.

Orang yang mengatur kegiatan protokol biasanya adalah pejabat atau petugas bagian protokol yang memiliki pengetahuan dan kompentensi dalam menyelenggarakan keprotokolan. Protokoler harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik dan efektif, karena akan selalu terkait dan berhubungan dengan bagian atau komponen lain dalam menunjang keberhasilan dan kesuksesan acara secara keseluruhan. 

Berikut beberapa poin penting sebagai syarat protokoler :

1. Mempunyai pengetahuan tentang keprotokolan.

2. Memiliki kemampuan dalam hubungan antar manusia

3. Bermental kuat dan kepribadian tangguh

4. Kreatif, trampil dan cekatan

5. Mampu menguasai dan mengendalikan situasi

6. Peka terhadap perubahan dan permasalahan yang timbul

7. Mampu mengambil keputusan dengan cepat dan cermat

8. Sopan serta tahu etika

9. Menghargai orang lain

10. Percaya diri

11. Penampilan menarik

12. Pandai berbusana sesuai dengan acara

13. Berbicara dengan tekanan dan suara yang baik

14. Memiliki pengetahuan tatausaha manajemen

15. Berwawasan luas

Demikian info yang Of Course berikan, tentang Protokoler. Semoga bermanfaat.